Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước văn thư, trong đó, công tác văn thư gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước thuộc đối tượng áp dụng của Nghị định này. Bài viết xin giới thiệu một số điểm mới đáng chú ý của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, như sau:

1. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Về cơ bản thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định như các quy định soạn thảo văn bản hành  trước đây như Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Tuy nhiên, Nghị định 30/2020/NĐ-CP có một số quy định thay đổi:

• Bổ sung một số trường hợp viết hoa trong văn bản hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP vẫn quy định về 5 nhóm trường hợp phải viết hoa như Phụ lục VI Thông tư 01/2011/TT-BNV, tuy nhiên, Nghị định 30/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số trường hợp phải viết hoa trong từng nhóm như: 

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP không còn quy định bắt buộc viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”).
• Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.
• Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ quy định điều mới viết hoa còn điểm, khoản không viết hoa.

• Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định tất cả các văn bản hành chính đều trình bày trên khổ A4 thay vì được phép trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với các văn bản như giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển) theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV.

• Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman 

Trước đây, theo Thông tư 01/2011/TT-BNV, phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Đến nay, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể phông chữ phải là phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.

2. Văn bản điện tử và giá trị pháp lý của Văn bản điện tử

Nghị định 30/2020/NĐ-CP lần đầu tiên ghi nhận hình thức “văn bản điện tử”, theo đó, văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Việc này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện, quản lý văn thư điện tử và trong hoạt động, giao dịch của các cơ quan tổ chức bởi Nghị định 110/2004/NĐ-CP cũng như các văn bản pháp luật trước đây chưa có quy định này.

Việc ký số các văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức.

Quy định về quản lý văn bản điện tử cũng là điểm đáng lưu ý tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, như:

• Về lưu văn bản đi điện tử: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy. Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định thì văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. Điều này đảm bảo an toàn cho việc lưu các văn bản do cơ quan ban hành đề phòng rủi ro an ninh mạng.
• Về tiếp nhận văn bản điện tử: Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.Trường hợp văn bản điện tử không có tính xác thực hoặc toàn vẹn hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống

3. Về ký ban hành văn bản

Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã bổ sung quy định về ký thừa lệnh: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Cụ thể, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP và các văn bản khác không có quy định này.

Ngoài ra, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định cụ thể về mực ký văn bản giấy: khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ quy định hạn chế: không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Đối với chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử được thực hiện như sau: 

   - Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký;

      - Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. Thông tin: tên cơ quan ban hành văn bản; thời gian ký được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

Điểm mới tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau:

      - Văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;

      - Văn bản (phụ lục) không cùng tệp tin với văn bản chính, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo:

      + Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo;

      + Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị;

      + Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

      Như vậy, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản.

4. Về sao văn bản

Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn thi hành chỉ nêu các hình thức bản sao gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục mà không quy định chi tiết, cũng như không có sự phân biệt rõ ràng về các hình thức bản sao. 

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ về các hình thức bản sao, cách thức sao văn bản và thẩm quyền sao văn bản, bao gồm:

-Các hình thức bản sao

+ Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử;

+ Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy và được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y;

+ Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

-Thẩm quyền sao văn bản: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

Quy định mới về sao văn bản giúp cơ quan, tổ chức hiểu rõ ràng hơn về việc sao và phương thức thực hiện sao văn bản giữa văn bản giấy và văn bản điện tử, về thẩm quyền sao và ký bản sao nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của bản sao.

5. Một số thay đổi khác

Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu “ĐẾN”. Quy định này giúp xác định cụ thể trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.

Một số cụm từ đã được giải thích cụ thể như: Văn bản; Văn bản chuyên ngành; Văn bản hành chính; Văn bản điện tử; Văn bản đi; Văn bản đến; Bản gốc văn bản; Bản chính văn bản giấy; Danh mục hồ sơ… để giúp các cơ quan, tổ chức thống nhất được cách hiểu và thực hiện trong công tác soạn thảo, quản lý văn bản, hồ sơ.

Số lượng văn bản hành chính hiện có 29 loại văn bản hành chính, bổ sung thêm 01 loại văn bản là “Phiếu báo” và  04 loại văn bản không còn được coi là văn bản hành chính: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ. 

Việc quy định số lượng, tên loại văn bản hành chính cụ thể giúp phân biệt được chính xác giữa văn bản hành chính với các hình thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chuyên ngành, từ đó, xác định được phạm vi, hiệu lực của văn bản hành chính trong việc tổ chức thực hiện.